Serviços de Bookkeeping: Quando Sua Empresa Precisa de um Bookkeeper?
Mantener la contabilidad organizada es una de las partes más importantes de la administración de una empresa en Estados Unidos.
Muchos business owners comienzan haciendo todo por su cuenta: ventas, atención al cliente, marketing, pagos, contratación de empleados y también el control financiero.
Al principio, esto puede funcionar.
Pero a medida que el negocio crece, aumenta la cantidad de transacciones y la empresa comienza a manejar diferentes cuentas, tarjetas, proveedores, payroll e impuestos, mantener todo organizado puede convertirse en una tarea cada vez más difícil.
Es en este momento cuando los bookkeeping services pueden marcar una gran diferencia.
Un bookkeeper no se limita a "anotar gastos". Un buen sistema de bookkeeping ayuda al empresario a entender la situación financiera del negocio, mantener los registros organizados y proporcionar información importante para tax planning y tax preparation.
Pero ¿cómo saber cuándo su empresa realmente necesita un bookkeeper?
En este artículo, explicaremos qué es el bookkeeping, cuáles son las principales señales de que su empresa necesita ayuda profesional y por qué mantener sus libros actualizados es importante para el crecimiento del negocio.
¿Qué es Bookkeeping?
Bookkeeping es el proceso de registrar, organizar y controlar las transacciones financieras de una empresa.
Esto puede incluir:
ingresos;
gastos;
pagos;
depósitos;
cuentas bancarias;
tarjetas de crédito;
cuentas por cobrar;
cuentas por pagar;
payroll;
préstamos;
transacciones relacionadas con el negocio.
El objetivo es mantener los registros financieros de la empresa organizados y actualizados.
Bookkeeping y tax preparation no son exactamente lo mismo.
El bookkeeper generalmente trabaja con los registros financieros y la organización de las transacciones durante el año, mientras que el tax professional utiliza esta información para preparar las declaraciones fiscales y analizar las obligaciones tributarias.
Por eso, un bookkeeping organizado puede facilitar significativamente el proceso de preparación de la Tax Return.
¿Por qué es importante el Bookkeeping para una empresa?
Muchos empresarios ven el bookkeeping simplemente como una obligación administrativa.
En la práctica, puede ser una herramienta importante para tomar decisiones.
Con los libros actualizados, el business owner puede saber:
cuánto está facturando la empresa;
cuánto está gastando;
qué gastos están aumentando;
cuánto dinero está disponible;
qué clientes todavía tienen pagos pendientes;
cuánto debe la empresa a sus proveedores;
cuál es la ganancia o pérdida;
cómo está evolucionando el negocio con el tiempo.
Sin esta información, el empresario puede estar tomando decisiones basándose únicamente en el saldo bancario.
Y el saldo bancario no necesariamente representa la ganancia.
Una empresa puede tener dinero en la cuenta y, al mismo tiempo, tener gastos futuros, impuestos, payroll, préstamos o cuentas por pagar.
¿Cuándo necesita su empresa un bookkeeper?
No existe un único tamaño de empresa que determine cuándo un bookkeeper se vuelve necesario.
Una empresa pequeña puede necesitar bookkeeping profesional desde el principio, mientras que otra puede administrar sus registros internamente durante algún tiempo.
Sin embargo, algunas señales indican que puede haber llegado el momento de buscar ayuda.
1. Está mezclando gastos personales y empresariales
Esta es una de las señales más comunes.
Si utiliza la misma cuenta bancaria o tarjeta para pagar:
gastos personales;
compras de la empresa;
restaurantes;
combustible;
suscripciones;
proveedores;
se vuelve mucho más difícil identificar qué transacciones realmente pertenecen al negocio.
Para los empresarios, separar las finanzas personales de las empresariales es una de las prácticas más importantes para mantener registros organizados.
Una empresa debe contar con una estructura financiera adecuada para sus actividades, incluyendo cuentas y tarjetas utilizadas para gastos empresariales cuando corresponda.
2. No sabe cuánto ganó realmente su empresa
Si alguien le pregunta:
"¿Cuánto ganó su empresa durante los últimos tres meses?"
¿Sabe responder?
Si la respuesta es simplemente:
"Tengo US$ 30,000 en la cuenta."
eso no significa necesariamente que su ganancia sea de US$ 30,000.
Es necesario considerar ingresos, gastos, payroll, impuestos, cuentas por pagar, costos operativos y otros elementos financieros.
Un bookkeeping actualizado ayuda a transformar estas transacciones en información que puede utilizarse para entender el desempeño del negocio.
3. La cantidad de transacciones comenzó a aumentar
Tal vez su empresa comenzó con algunas transacciones por semana.
Después llegaron:
más clientes;
más proveedores;
más tarjetas;
más pagos;
más depósitos;
más empleados;
más subscriptions;
más plataformas de ventas.
Cuanto mayor sea el volumen de transacciones, mayor será la posibilidad de errores o de que algunas operaciones queden sin clasificar correctamente.
Si pasa horas intentando organizar cientos de transacciones cada mes, puede ser una señal de que ha llegado el momento de tercerizar esta actividad.
4. Está atrasando el bookkeeping
Otra señal importante es simplemente no conseguir mantener los libros actualizados.
Comienza el mes pensando:
"Voy a organizar todo al final de la semana."
Después pasa un mes.
Luego tres.
Cuando se da cuenta, tiene meses de transacciones acumuladas.
Este retraso puede dificultar el análisis financiero y hacer mucho más complicado preparar la documentación para la Tax Return.
El bookkeeping funciona mejor cuando se realiza de forma constante durante todo el año.
5. Está preparándose para contratar empleados
Cuando una empresa comienza a contratar employees, la complejidad financiera tiende a aumentar.
Ahora pueden existir:
payroll;
salarios;
payroll taxes;
beneficios;
contractor payments;
W-2s;
Forms 1099;
otras obligaciones relacionadas con los trabajadores.
El bookkeeping no sustituye a un payroll provider o a un profesional fiscal cuando sea necesario, pero ayuda a mantener estas transacciones correctamente registradas y organizadas.
6. Abrió una LLC
Abrir una LLC es solamente el comienzo.
Después de constituir la empresa, es necesario mantener la operación financiera organizada.
Dependiendo de la estructura y de cómo sea tratada fiscalmente la LLC, la empresa puede tener diferentes obligaciones y formas de reporte.
Por eso, el bookkeeping puede ayudar a controlar:
ingresos;
gastos;
owner draws;
business expenses;
pagos;
cuentas bancarias;
tarjetas;
otras transacciones de la empresa.
Es importante recordar que tener una LLC no significa automáticamente que la empresa será gravada de una determinada manera.
La clasificación fiscal de una LLC puede variar dependiendo de su estructura y de las elecciones fiscales realizadas por el propietario.
7. Está utilizando varias tarjetas y cuentas bancarias
Cuantas más cuentas financieras tenga una empresa, mayor será la necesidad de organización.
Por ejemplo, una empresa puede tener:
una business checking account;
una savings account;
dos o tres business credit cards;
una cuenta en una plataforma de pagos;
una cuenta en un marketplace;
una cuenta para payroll.
Si estas cuentas no se concilian regularmente, pueden aparecer diferencias entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios.
Un proceso de bookkeeping adecuado incluye la bank reconciliation, ayudando a identificar inconsistencias y transacciones que deben revisarse.
8. No sabe adónde se está yendo su dinero
Mira el estado de cuenta bancario y ve cientos de transacciones.
Pero ¿sabe cuánto está gastando en:
advertising?
software?
payroll?
rent?
contractors?
insurance?
shipping?
professional services?
Sin categorías financieras organizadas, puede ser difícil identificar qué áreas están consumiendo más dinero.
El bookkeeping ayuda a transformar estas transacciones en categorías y reportes que permiten analizar los gastos del negocio.
9. Su empresa está creciendo
El crecimiento es positivo, pero también aumenta la complejidad administrativa.
Imagine que su empresa pasó de:
US$ 5,000 → US$ 15,000 → US$ 30,000 → US$ 60,000 en ingresos mensuales.
El volumen de transacciones probablemente también aumentará.
Además, pueden aparecer nuevos:
employees;
contractors;
proveedores;
locations;
business accounts;
inversiones;
equipos;
gastos operativos.
El bookkeeping que funcionaba cuando la empresa era pequeña puede no ser suficiente después de que el negocio crece.
10. Quiere tomar decisiones basándose en números
Uno de los mayores beneficios del bookkeeping es poder utilizar los datos financieros para tomar decisiones.
Por ejemplo:
¿Debo contratar a un empleado?
¿Puedo aumentar mi budget de marketing?
¿Estoy gastando demasiado en software?
¿Qué producto tiene mayor margen?
¿Mi empresa puede soportar una nueva location?
¿Cuánto dinero puedo retirar del negocio?
Estas decisiones son mucho más fáciles cuando el empresario tiene información financiera actualizada.
¿El Bookkeeping es solo para empresas grandes?
No.
Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse del bookkeeping profesional.
De hecho, para un small business owner que hace todo por su cuenta, tercerizar el bookkeeping puede liberar tiempo para actividades que generan ingresos.
Imagine a un empresario que dedica cinco horas por semana a organizar transacciones.
Son aproximadamente:
20 horas al mes.
Si esas horas podrían utilizarse en ventas, atención al cliente, marketing o desarrollo del negocio, el costo de continuar haciendo todo por cuenta propia también debe considerarse.
¿Qué puede hacer un bookkeeper?
Los servicios pueden variar según las necesidades de la empresa.
Un bookkeeping service puede incluir:
categorizar transacciones;
conciliar cuentas bancarias;
conciliar tarjetas de crédito;
registrar ingresos;
registrar gastos;
controlar accounts receivable;
controlar accounts payable;
organizar financial statements;
revisar transacciones;
mantener los libros actualizados;
preparar información para el tax professional.
Algunas empresas también ofrecen servicios adicionales relacionados con la organización financiera y el reporting.
El alcance debe definirse de acuerdo con las necesidades específicas del negocio.
¿Bookkeeping mensual o semanal?
La frecuencia ideal depende del volumen y la complejidad de las transacciones.
Bookkeeping mensual
Puede funcionar para empresas con:
menor volumen de transacciones;
operaciones más simples;
pocos proveedores;
pocas tarjetas;
estructura financiera más sencilla.
Bookkeeping semanal
Puede tener más sentido para empresas con:
alto volumen de transacciones;
muchos pagos;
múltiples cuentas;
mayor volumen de ventas;
operaciones más complejas;
necesidad de controlar el cash flow con mayor frecuencia.
Lo importante es que los libros se actualicen de manera consistente y que el empresario tenga acceso a la información necesaria para tomar decisiones.
¿Cuál es la diferencia entre Bookkeeping y Accounting?
Los términos suelen utilizarse como si fueran lo mismo, pero existen diferencias.
Bookkeeping está principalmente relacionado con el registro y la organización de las transacciones financieras.
Accounting puede involucrar un análisis más amplio de los datos financieros, incluyendo interpretación, reporting, planificación y otras actividades profesionales.
Un bookkeeper puede organizar los libros de la empresa para que un accountant o tax professional pueda trabajar con información más completa y confiable.
Dependiendo de la empresa, los mismos profesionales pueden ofrecer diferentes servicios financieros.
Bookkeeping y Tax Planning trabajan juntos
Uno de los mayores beneficios de mantener los libros actualizados es facilitar el Tax Planning.
Imagine llegar al final del año sin saber:
cuánto facturó su empresa;
cuánto gastó;
cuánto pagó en payroll;
cuánto distribuyó;
qué gastos tuvo;
qué activos compró.
Resulta mucho más difícil realizar una planificación tributaria eficiente.
Con bookkeeping actualizado, el tax professional puede analizar los números durante el año e identificar cuestiones que deben considerarse antes del final del tax year.
El tax planning no debería comenzar solamente cuando llega la Tax Season.
¿Qué ocurre cuando el bookkeeping está desorganizado?
Cuando los libros no están actualizados, pueden aparecer algunos problemas.
Entre ellos:
dificultad para saber la ganancia real;
errores en la clasificación de gastos;
cuentas bancarias que no cuadran;
información faltante;
dificultad para preparar la Tax Return;
decisiones financieras basadas en información incompleta;
mayor tiempo dedicado a organizar documentos;
dificultad para analizar el cash flow.
Además, cuanto más tiempo pasa, más difícil puede ser recuperar información antigua.
¿Cuánto cuesta no tener un bookkeeping organizado?
Muchos empresarios piensan solamente en el costo de contratar a un bookkeeper.
Pero también es importante considerar el costo de no tener los libros organizados.
Este costo puede aparecer en forma de:
horas dedicadas a organizar documentos;
decisiones tomadas con datos incompletos;
gastos no identificados;
errores;
retrabajo;
retrasos en la preparación de impuestos;
dificultad para acompañar el crecimiento.
Por lo tanto, bookkeeping es más que un gasto administrativo.
Puede ser una herramienta de gestión.
¿Cómo saber si es momento de contratar un bookkeeper?
Hágase estas preguntas:
¿Sabe cuánto ganó su empresa el último mes?
¿Sus cuentas bancarias están conciliadas?
¿Separa completamente los gastos personales de los empresariales?
¿Sus libros están actualizados?
¿Sabe cuánto gasta en cada categoría importante?
¿Puede entregar rápidamente los documentos financieros a su tax professional?
¿Está dedicando horas cada mes a organizar transacciones?
Si varias respuestas son "no", puede ser un buen momento para evaluar un bookkeeping service.
¿Cómo puede ayudar AES Accounting?
Mantener los libros organizados es una parte importante de la gestión financiera de una empresa.
AES Accounting ofrece Bookkeeping Services para ayudar a business owners a mantener su información financiera organizada y actualizada durante todo el año.
El objetivo es proporcionar una visión más clara de las operaciones financieras de la empresa y facilitar el trabajo de tax preparation y tax planning.
Los servicios pueden adaptarse a las necesidades de cada negocio, incluyendo empresas que tienen:
LLCs;
corporations;
contractors;
employees;
múltiples cuentas bancarias;
business credit cards;
operaciones en diferentes plataformas.
Con los libros organizados, el empresario puede dedicar más tiempo al crecimiento del negocio mientras mantiene su información financiera en orden.
Conclusión
Bookkeeping no consiste solamente en registrar gastos.
Es una parte importante de la organización financiera de una empresa y puede ayudar al business owner a comprender mejor lo que está sucediendo en el negocio.
Si su empresa está creciendo, tiene cada vez más transacciones, cuenta con empleados, utiliza varias cuentas o simplemente no consigue mantener los libros actualizados, puede ser el momento de considerar un professional bookkeeping service.
Cuanto antes estén organizadas las informaciones financieras, más fácil será acompañar el desempeño de la empresa, tomar decisiones y prepararse para Tax Planning y Tax Season.
AES Accounting. Especialistas en planificación tributaria, Tax Return, Compliance, Bookkeeping y soluciones fiscales para personas y empresas en Estados Unidos.
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