Serviços de Bookkeeping: Quando Sua Empresa Precisa de um Bookkeeper?
Manter a contabilidade organizada é uma das partes mais importantes da administração de uma empresa nos Estados Unidos.
Muitos business owners começam fazendo tudo sozinhos: vendas, atendimento, marketing, pagamentos, contratação de funcionários e também o controle financeiro.
No início, isso pode funcionar.
Mas conforme o negócio cresce, a quantidade de transações aumenta e a empresa começa a lidar com diferentes contas, cartões, fornecedores, payroll e impostos, manter tudo organizado pode se tornar cada vez mais difícil.
É nesse momento que os bookkeeping services podem fazer uma grande diferença.
Um bookkeeper não cuida apenas de "anotar despesas". Um bom sistema de bookkeeping ajuda o empresário a entender como o negócio está financeiramente, manter os registros organizados e fornecer informações importantes para tax planning e tax preparation.
Mas como saber quando sua empresa realmente precisa de um bookkeeper?
Neste artigo, vamos explicar o que é bookkeeping, quais são os principais sinais de que sua empresa precisa de ajuda profissional e por que manter seus livros atualizados é importante para o crescimento do negócio.
O que é Bookkeeping?
Bookkeeping é o processo de registrar, organizar e acompanhar as transações financeiras de uma empresa.
Isso pode incluir:
receitas;
despesas;
pagamentos;
depósitos;
contas bancárias;
cartões de crédito;
contas a receber;
contas a pagar;
payroll;
empréstimos;
transações relacionadas ao negócio.
O objetivo é manter os registros financeiros da empresa organizados e atualizados.
Bookkeeping e tax preparation não são exatamente a mesma coisa.
O bookkeeper geralmente trabalha com os registros financeiros e a organização das transações ao longo do ano, enquanto o tax professional utiliza essas informações para preparar as declarações fiscais e analisar as obrigações tributárias.
Por isso, um bookkeeping organizado pode facilitar significativamente o processo de preparação da Tax Return.
Por que o Bookkeeping é importante para uma empresa?
Muitos empresários enxergam bookkeeping apenas como uma obrigação administrativa.
Na prática, ele pode ser uma ferramenta importante para tomar decisões.
Com os livros atualizados, o business owner pode acompanhar:
quanto a empresa está faturando;
quanto está gastando;
quais despesas estão aumentando;
quanto dinheiro está disponível;
quais clientes ainda precisam pagar;
quanto a empresa deve a fornecedores;
qual é o lucro ou prejuízo;
como o negócio está evoluindo ao longo do tempo.
Sem essas informações, o empresário pode estar tomando decisões com base apenas no saldo bancário.
E saldo bancário não é necessariamente lucro.
Uma empresa pode ter dinheiro na conta e, ao mesmo tempo, possuir despesas futuras, impostos, payroll, empréstimos ou contas a pagar.
Quando sua empresa precisa de um bookkeeper?
Não existe um único tamanho de empresa que determine quando um bookkeeper se torna necessário.
Uma empresa pequena pode precisar de bookkeeping profissional desde o início, enquanto outra pode conseguir administrar seus registros internamente por algum tempo.
Alguns sinais, porém, indicam que chegou o momento de buscar ajuda.
1. Você está misturando despesas pessoais e empresariais
Esse é um dos sinais mais comuns.
Se você utiliza a mesma conta bancária ou cartão para pagar:
despesas pessoais;
compras da empresa;
restaurantes;
combustível;
assinaturas;
fornecedores;
fica muito mais difícil identificar quais transações realmente pertencem ao negócio.
Para empresários, separar as finanças pessoais das empresariais é uma das práticas mais importantes para manter registros organizados.
Uma empresa deve ter uma estrutura financeira adequada às suas atividades, incluindo contas e cartões utilizados para despesas empresariais quando apropriado.
2. Você não sabe quanto sua empresa realmente lucrou
Se alguém perguntar:
"Quanto sua empresa lucrou nos últimos três meses?"
Você sabe responder?
Se a resposta for simplesmente:
"Tenho US$ 30.000 na conta."
isso não significa necessariamente que seu lucro seja de US$ 30.000.
É necessário considerar receitas, despesas, payroll, impostos, contas a pagar, custos operacionais e outros elementos financeiros.
Um bookkeeping atualizado ajuda a transformar essas transações em informações que podem ser utilizadas para entender o desempenho do negócio.
3. O número de transações começou a aumentar
Talvez sua empresa tenha começado com algumas transações por semana.
Depois vieram:
mais clientes;
mais fornecedores;
mais cartões;
mais pagamentos;
mais depósitos;
mais funcionários;
mais subscriptions;
mais plataformas de vendas.
Quanto maior o volume de transações, maior a possibilidade de erros ou de informações ficarem sem classificação adequada.
Se você passa horas tentando organizar centenas de transações todos os meses, pode ser um sinal de que chegou o momento de terceirizar essa atividade.
4. Você está atrasando o bookkeeping
Outro sinal importante é simplesmente não conseguir manter os livros atualizados.
Você começa o mês prometendo:
"Vou organizar tudo no final da semana."
Depois passa um mês.
Depois três.
Quando percebe, existem meses de transações acumuladas.
Esse atraso pode dificultar a análise financeira e tornar muito mais trabalhoso preparar a documentação para a Tax Return.
Bookkeeping funciona melhor quando é feito de forma consistente ao longo do ano.
5. Você está se preparando para contratar funcionários
Quando uma empresa começa a contratar employees, a complexidade financeira tende a aumentar.
Agora podem existir:
payroll;
salários;
payroll taxes;
benefícios;
contractor payments;
W-2s;
Forms 1099;
outras obrigações relacionadas aos trabalhadores.
Bookkeeping não substitui um payroll provider ou um profissional fiscal quando necessário, mas ajuda a manter essas transações corretamente registradas e organizadas.
6. Você abriu uma LLC
Abrir uma LLC é apenas o começo.
Depois da formação da empresa, é necessário manter a operação financeira organizada.
Dependendo da estrutura e da forma como a LLC é tributada, a empresa pode ter diferentes obrigações e formas de reporte.
Por isso, o bookkeeping pode ajudar a acompanhar:
receitas;
despesas;
owner draws;
business expenses;
pagamentos;
contas bancárias;
cartões;
outras transações da empresa.
É importante lembrar que ter uma LLC não significa automaticamente que sua empresa será tributada de uma determinada maneira.
A classificação fiscal da LLC pode variar de acordo com a estrutura e as eleições fiscais feitas pelo proprietário.
7. Você está usando vários cartões e contas bancárias
Quanto mais contas financeiras uma empresa possui, maior a necessidade de organização.
Por exemplo, uma empresa pode ter:
uma business checking account;
uma savings account;
dois ou três business credit cards;
uma conta em uma plataforma de pagamentos;
uma conta em um marketplace;
uma conta para payroll.
Se essas contas não forem reconciliadas regularmente, podem surgir diferenças entre os registros contábeis e os extratos bancários.
Um processo de bookkeeping adequado inclui a bank reconciliation, ajudando a identificar inconsistências e transações que precisam ser revisadas.
8. Você não sabe para onde seu dinheiro está indo
Você olha o extrato bancário e vê centenas de transações.
Mas sabe quanto está gastando com:
advertising?
software?
payroll?
rent?
contractors?
insurance?
shipping?
professional services?
Sem categorias financeiras organizadas, pode ser difícil identificar quais áreas estão consumindo mais dinheiro.
O bookkeeping ajuda a transformar essas transações em categorias e relatórios que permitem analisar os gastos do negócio.
9. Sua empresa está crescendo
Crescimento é ótimo, mas também aumenta a complexidade administrativa.
Imagine que sua empresa passou de:
US$ 5.000 → US$ 15.000 → US$ 30.000 → US$ 60.000 em receita mensal.
O volume de transações provavelmente também aumentará.
Além disso, podem surgir novos:
employees;
contractors;
fornecedores;
locations;
business accounts;
investimentos;
equipamentos;
despesas operacionais.
O bookkeeping que funcionava quando a empresa era pequena pode não ser suficiente depois que o negócio cresce.
10. Você quer tomar decisões com base em números
Um dos maiores benefícios do bookkeeping é poder utilizar os dados financeiros para tomar decisões.
Por exemplo:
Devo contratar um funcionário?
Posso aumentar meu budget de marketing?
Estou gastando demais com software?
Qual produto tem maior margem?
Minha empresa consegue suportar uma nova location?
Quanto dinheiro posso retirar do negócio?
Essas decisões são muito mais fáceis quando o empresário possui informações financeiras atualizadas.
Bookkeeping é apenas para empresas grandes?
Não.
Pequenas empresas também podem se beneficiar de bookkeeping profissional.
Na verdade, para um small business owner que faz tudo sozinho, terceirizar o bookkeeping pode liberar tempo para atividades que geram receita.
Imagine um empresário gastando cinco horas por semana tentando organizar transações.
São aproximadamente:
20 horas por mês.
Se essas horas poderiam ser utilizadas em vendas, atendimento, marketing ou desenvolvimento do negócio, o custo de continuar fazendo tudo sozinho também precisa ser considerado.
O que um bookkeeper pode fazer?
Os serviços podem variar de acordo com as necessidades da empresa.
Um bookkeeping service pode incluir:
categorizar transações;
reconciliar contas bancárias;
reconciliar cartões de crédito;
registrar receitas;
registrar despesas;
acompanhar accounts receivable;
acompanhar accounts payable;
organizar financial statements;
revisar transações;
manter os livros atualizados;
preparar informações para o tax professional.
Algumas empresas também oferecem serviços adicionais relacionados à organização financeira e reporting.
O escopo deve ser definido de acordo com as necessidades específicas do negócio.
Bookkeeping mensal ou semanal?
A frequência ideal depende do volume e da complexidade das transações.
Bookkeeping mensal
Pode funcionar para empresas com:
menor volume de transações;
operações mais simples;
poucos fornecedores;
poucos cartões;
estrutura financeira mais simples.
Bookkeeping semanal
Pode fazer mais sentido para empresas com:
alto volume de transações;
muitos pagamentos;
múltiplas contas;
maior volume de vendas;
operações mais complexas;
necessidade de acompanhar o cash flow com maior frequência.
O importante é que os livros sejam atualizados de maneira consistente e que o empresário tenha acesso às informações necessárias para tomar decisões.
Qual é a diferença entre Bookkeeping e Accounting?
Os termos são frequentemente utilizados como se fossem a mesma coisa, mas existem diferenças.
Bookkeeping está principalmente relacionado ao registro e à organização das transações financeiras.
Accounting pode envolver uma análise mais ampla dos dados financeiros, incluindo interpretação, reporting, planejamento e outras atividades profissionais.
Um bookkeeper pode organizar os livros da empresa para que um accountant ou tax professional consiga trabalhar com informações mais completas e confiáveis.
Dependendo da empresa, os mesmos profissionais podem oferecer diferentes serviços financeiros.
Bookkeeping e Tax Planning trabalham juntos
Um dos maiores benefícios de manter os livros atualizados é facilitar o Tax Planning.
Imagine chegar ao final do ano sem saber:
quanto sua empresa faturou;
quanto gastou;
quanto pagou em payroll;
quanto distribuiu;
quais despesas teve;
quais ativos comprou.
Fica muito mais difícil fazer um planejamento tributário eficiente.
Com bookkeeping atualizado, o tax professional pode analisar os números ao longo do ano e identificar questões que precisam ser consideradas antes do final do tax year.
Tax planning não deveria começar apenas quando chega a Tax Season.
O que acontece quando o bookkeeping está desorganizado?
Quando os livros não estão atualizados, alguns problemas podem aparecer.
Entre eles:
dificuldade para saber o lucro real;
erros na classificação de despesas;
contas bancárias que não fecham;
informações faltando;
dificuldade para preparar a Tax Return;
decisões financeiras baseadas em informações incompletas;
maior tempo gasto para organizar os documentos;
dificuldade para analisar o cash flow.
Além disso, quanto mais tempo passa, mais difícil pode ser recuperar informações antigas.
Quanto custa não ter um bookkeeping organizado?
Muitos empresários pensam apenas no preço de contratar um bookkeeper.
Mas também é importante considerar o custo de não ter os livros organizados.
Esse custo pode aparecer em forma de:
horas gastas organizando documentos;
decisões tomadas com dados incompletos;
despesas não identificadas;
erros;
retrabalho;
atraso na preparação de impostos;
dificuldade para acompanhar o crescimento.
Bookkeeping é, portanto, mais do que uma despesa administrativa.
Pode ser uma ferramenta de gestão.
Como saber se está na hora de contratar um bookkeeper?
Faça estas perguntas:
Você sabe quanto sua empresa lucrou no último mês?
Suas contas bancárias estão reconciliadas?
Você separa completamente despesas pessoais e empresariais?
Seus livros estão atualizados?
Você sabe quanto gasta com cada categoria importante?
Você consegue entregar rapidamente os documentos financeiros ao seu tax professional?
Você está gastando horas todos os meses organizando transações?
Se várias respostas forem "não", pode ser um bom momento para avaliar um bookkeeping service.
Como a AES Accounting pode ajudar
Manter os livros organizados é uma parte importante da gestão financeira de uma empresa.
A AES Accounting oferece Bookkeeping Services para ajudar business owners a manter suas informações financeiras organizadas e atualizadas durante o ano.
O objetivo é fornecer uma visão mais clara das operações financeiras da empresa e facilitar o trabalho de tax preparation e tax planning.
Os serviços podem ser adaptados às necessidades de cada negócio, incluindo empresas que possuem:
LLCs;
corporations;
contractors;
employees;
múltiplas contas bancárias;
business credit cards;
operações em diferentes plataformas.
Com os livros organizados, o empresário pode dedicar mais tempo ao crescimento do negócio enquanto mantém suas informações financeiras em ordem.
Conclusão
Bookkeeping não é apenas registrar despesas.
É uma parte importante da organização financeira de uma empresa e pode ajudar o business owner a entender melhor o que está acontecendo com o negócio.
Se sua empresa está crescendo, possui cada vez mais transações, tem funcionários, utiliza várias contas ou você simplesmente não consegue manter os livros atualizados, pode ser o momento de considerar um professional bookkeeping service.
Quanto antes as informações financeiras estiverem organizadas, mais fácil será acompanhar o desempenho da empresa, tomar decisões e se preparar para Tax Planning e Tax Season.
AES Accounting. Especialistas em planejamento tributário, Tax Return, Compliance, Bookkeeping e soluções fiscais para pessoas físicas e empresas nos Estados Unidos.
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